Een dergelijk grootschalig evenement vraagt niet alleen om een strakke organisatie op de dag zelf, maar juist ook een gedegen voorbereiding in de maanden voorafgaand hieraan. Hoe pakken we de voorbereiding van zo’n evenement aan bij Bloemink? We nemen je graag hierin mee!
Start van de voorbereidingen
Kort na 5 mei beginnen de voorbereidingen al voor het Bevrijdingsfestival van volgend jaar. Uiteraard wordt het afgelopen Bevrijdingsfestival geëvalueerd met de organisatie en verschillende betrokken partijen. Alle bevindingen en leerpunten worden weer meegenomen in de plannen voor volgend jaar. Bij Bloemink begint intern de voorbereiding van het Bevrijdingsfestival, en het festivalseizoen, met het vaststellen van de evenementenkalender voor het volgende jaar. Zo weten alle Bloemink medewerkers welke evenementen we (weer) mogen beveiligen.
Samenwerking met externe collega’s
In oktober of november worden de verschillende diensten opgenomen in ons planningssysteem. Medewerkers kunnen zich dan alvast inschrijven voor de gewenste dienst. Op 5 mei staan onze medewerkers niet alleen bij Bevrijdingsfestival Overijssel in het Wezenlandenpark, maar ook bij Dance4Liberation aan de Wijthmenerplas en in het stadscentrum van Zwolle, voor de Stichting Zwolse Evenementen Organisatie (ZEO). In de laatste maanden van het jaar worden plannen gemaakt voor de benodigde inzet van personeel, omdat alleen al bij Bevrijdingsfestival Overijssel zo’n 120 medewerkers op de been zijn. Ook werken er die dag verschillende studenten mbo Beveiliging van de Zwolse onderwijsinstellingen Deltion College en Landstede. Bloemink is tijdens het Bevrijdingsfestival Overijssel verantwoordelijk voor de aansturing van alle beveiligingsmedewerkers en studenten.
Bespreken van het eerste plan
In november wordt ook het eerste plan weer besproken met de organisatie van Bevrijdingsfestival Overijssel. Zij hebben een speciaal veiligheidsteam, geleid door een veiligheidscoördinator vanuit De Event Farm. Dit veiligheidsteam is verantwoordelijk voor alle vergunningen, veiligheidsplannen, medische plannen enzovoorts. De veiligheidscoördinator is voor ons, en alle andere instanties, het belangrijkste aanspreekpunt gedurende de voorbereidingen en tijdens de dag zelf. Bloemink bekijkt het plan en brengt eventuele afwijkingen ten opzichte van de vorige editie in kaart. We vragen hierbij verschillende zaken uit, zoals: “Is het terrein hetzelfde? Zijn de aantallen, locaties en groottes van de nooduitgangen hetzelfde? Is er op specifieke momenten extra aandacht nodig voor een bepaald gebied of podium in verband met de programmering? Worden er hoogwaardigheidsbekleders verwacht?”. Al deze zaken kunnen namelijk invloed hebben op de veiligheid van bezoekers en medewerkers. Op basis van de verzamelde informatie kunnen wij de benodigde feedback geven aan het veiligheidsteam, dat het bestaande plan aanscherpt naar een vernieuwde versie.
Het definitieve plan wordt ingediend voor de benodigde vergunningen
In het begin van het nieuwe jaar bespreekt de veiligheidscoördinator het plan nogmaals met alle betrokken instanties. Dit zijn o.a. de organisatie van Bevrijdingsfestival Overijssel, Bloemink, de veiligheidsregio, politie, brandweer, EHBO, ambulance en de reddingsbrigade. Met de laatste feedback wordt het plan definitief gemaakt en ingediend bij de gemeenten voor de benodigde vergunningen. Eventuele vragen of wijzigingen vanuit de gemeente worden door de veiligheidscoördinator weer bij alle betrokkenen neergelegd.
Het interne facilitaire traject
Het samenwerken op deze manier, met een veiligheidscoördinator in de lead, ervaren wij als heel prettig! Doordat het veiligheidsteam al deze zaken op zich neemt, kan Bloemink zich met name richten op de interne voorbereiding van het evenement. En daar gaat ook een boel werk in zitten. Voor onze eigen collega’s hebben we de benodigde informatie en faciliteiten natuurlijk geregeld. Maar voor alle externe medewerkers moeten we diverse informatie ophalen, zoals ervaring, voorkeursposten, kledingmaten en voedingswensen. Op die manier kunnen we hen namelijk inplannen op de meest geschikte dienst(en) en voorzien van de juiste kleding, benodigdheden en maaltijd(en).
Daarnaast voorzien we ruim van tevoren elke medewerker van de juiste instructies, die we opstellen op basis van het veiligheidsplan. Dit omvat informatie zoals; wat gaan ze doen, waar moeten ze zijn en hoe laat, welke spullen moeten ze zelf meenemen, hoe moeten bezoekers aangesproken worden, etc. De instructies staan per persoon gekoppeld in ons systeem, en vanuit hier wordt alle informatie uitgestuurd. We hebben diverse diensten voor operationele medewerkers op het festivalterrein, bijvoorbeeld in het veld of bij een nooduitgang. Daarnaast hebben we ook veel ondersteunende collega’s aan het werk, bijvoorbeeld op kantoor bij de inschrijving van medewerkers, en uitgifte van kleding en materiaal, of als chauffeur van de pendelbussen naar het festivalterrein.
Doornemen van het plan
In aanloop naar het festival wordt het veiligheidsplan regelmatig doorgesproken, onder leiding van het veiligheidsteam. In de diverse doorleessessies wordt mogelijke scenario’s op tafel gelegd, en wordt het handelen door de verschillende disciplines doorgesproken. Hoe wordt er bijvoorbeeld gehandeld wanneer een bezoeker een melding maakt van brand bij een beveiliger van Bloemink? Of wanneer iemand onwel wordt? Door diverse scenario’s van tevoren door te nemen, weet iedereen welke discipline in de lead is, en hoe er gehandeld moet worden indien dit zich voordoet tijdens het festival zelf.
Uiteraard wordt het plan ook intern doorgesproken, bijvoorbeeld met de sectorcommandanten en de leidinggevenden van de nooduitgangen. Zij geven dit op hun beurt weer door aan de medewerkers die zij aansturen.
De indeling, opbouw en afsluiting van het festivalterrein
Bevrijdingsfestival Overijssel trekt ieder jaar ruim 130.000 bezoekers. Dit aantal fluctueert natuurlijk gedurende de dag, afhankelijk van het tijdstip, de weersomstandigheden en de programmering. Bloemink monitort de bezoekersstromen en controleert of het maximumaantal bereikt is. Om dit gemakkelijk te maken, is het gehele festivalterrein opgedeeld in 4 sectoren, welke geleid worden door 4 sectorcommandanten.
De opbouw van het festivalterrein start op 24 april. Omdat het een openbaar park is, kan het terrein dan nog niet volledig afgesloten worden. Bloemink heeft samen met de organisatie een afsluitplan gecreëerd, waarmee het terrein elke nacht een stukje meer wordt afgesloten. We houden hierbij rekening met locaties voor opslag, de reeds opgebouwde podia en de wegen. Bloemink verzorgt in deze periode ook de nachtbewaking, waarbij we met meerdere collega’s garanderen dat het terrein ‘schoon’ en veilig blijft. Hierbij voorkomen we niet alleen diefstal, maar ook het verstoppen van wapens, drank of andere verdovende middelen.
De laatste verkenning en controles van het terrein
In de laatste dagen voor het festival, hebben we met alle betrokken instanties een verkenning van het terrein, welke dan zo goed als opgebouwd is. We lopen dan een ronde over het gehele terrein om er een goed beeld van te krijgen, te controleren op het veiligheidsplan, en overige punten. Zijn de nooduitgangen bijvoorbeeld even groot als afgesproken? Hangen overal brandblussers? Moeten er nog uitstekende tentharingen afgedekt worden? Deze laatste feedback wordt genoteerd, en verwerkt. Ook worden op de posten de juiste instructies opgehangen. Op 5 mei, vóór opening van het terrein, wordt nogmaals gecontroleerd of alle feedback is opgepakt.
De dag van het Bevrijdingsfestival
Hoewel het festivalterrein pas om 11:00 uur opengaat voor bezoekers, begint de dag voor Bloemink al veel eerder. Vanaf 07:00 uur zijn de eerste collega’s op kantoor, waar ruim 120 (externe) medewerkers worden opgevangen, ingeschreven, voorzien van de juiste kleding en materialen, en richting het terrein worden vervoerd. Hier worden ze door hun sectorcommandant opgevangen en voorzien van de juiste instructies, alvorens ze naar hun positie gaan. Op kantoor zijn we ook nog druk om onverwachtse wijzigingen in de planning, of de uitval van zieke collega’s op te vangen.
Naast de aanwezige medewerkers op verschillende posities, is Bloemink ook aanwezig in de centrale meldkamer in het Provinciehuis. Alle betrokken instanties hebben hier hun eigen eiland, vanuit waar we gezamenlijk het verloop en de veiligheid van het Bevrijdingsfestival coördineren en de medewerkers in het veld aansturen. We monitoren vanuit hier uiteraard de bezoekers, bezoekersstromen, ordeverstoringen, strafbare feiten, zoekgeraakte kinderen en andere incidenten. Doordat alle relevante instanties dicht bij elkaar zitten, kan er snel en adequaat gehandeld worden! Daarnaast wordt er door de aanwezige leidinggevenden elke 2 uur terug- en vooruitgeblikt om zo op tijd bij te kunnen sturen indien nodig.
Afsluiting, afbouw, administratie en evaluatie
Na afloop van het festival wordt het terrein om 02:00 uur weer overgedragen aan de nachtbewaking van Bloemink. Op dat moment start ook direct de afbouw van het terrein. Intern starten we met het uitschrijven en de verloning van de medewerkers, en het controleren en schoonmaken van de gebruikte kleding en materialen. Uiteraard wordt er vlak na het festival ook geëvalueerd. Dit doen we zowel intern met de (externe) medewerkers en leidinggevenden, als extern met alle betrokken instanties.
Het mooiste gevoel is om op 6 mei met elkaar ‘de film terug te kunnen spoelen’, en tot de conclusie te komen dat het samen gelukt is om wederom weer een mooie en veilige editie van Bevrijdingsfestival Overijssel neer te zetten! Dit is onmogelijk zonder de juiste afstemming en planning vooraf, facilitaire en administratieve handelingen en betrokken (externe) medewerkers. Bevrijdingsfestival Overijssel is een megaproject, waarbij we het als Bloemink erg leuk vinden om bij het totale plaatje betrokken te zijn. Naast beveiliging op de dag zelf, worden we ook gevraagd om mee te denken waar nodig, en te voldoen aan de wensen van de opdrachtgever. We mogen sinds 2009 al onze bijdrage leveren aan het festival, en hopen dit nog vele jaren te mogen doen!
